Welches Problem wurde adressiert?

Wie können Mitarbeitende in kommunalen Verwaltungen in kleinen und mittleren Städten mehr Offenheit für zivilgesellschaftliche Themen erlangen und Zivilgesellschaft systematisch in Prozesse einbeziehen? Wie kann Zivilgesellschaft Verwaltung besser verstehen?

Was ist Ihre Lösung und weshalb ist sie innovativ?

Die Idee war, durch ein konkretes Projekt (in diesem Fall die Leitfadenerstellung für Beteiligung im Co-Design) des WITI-Innovationslabors an der Universität Speyer die Stadtverwaltung mit der Bürgerschaft der Stadt Speyer enger zusammenzubringen und Impulse für eine verbesserte Kommunikation zu setzen. Dafür war es notwendig, alle beteiligten Gruppen mitzunehmen, eine zielgruppengenaue Ansprache zu finden, interaktive Formate unter Einsatz von Design-Methoden wie bspw. interne Mitarbeiter-Trainings und Bürger-Workshops zu konzipieren und durchzuführen. Warum ist die Lösung innovativ? Im Projekt haben wir unterschiedliche Perspektiven (Stadtverwaltung Leitungsebene und OB, Mandatsträger, Mitarbeitende unterschiedlicher Abteilungen; organisierte und nichtorganisierte Bürgerschaft; Wissenschaft; externe Expertise) in den Prozess einer koproduktiven Leitfaden-Erarbeitung integriert. Insbesondere das Abholen der Verwaltungsmitarbeitenden durch mehrere interne Workshops war ein wichtiger und neuartiger Schritt in einem solchen Prozess. Dank der neuen, systematischen Strukturen, die durch den Leitfaden vorgegeben werden, ist es möglich, die Bürgerschaft umfassender, früher und transparenter in der Stadt zu beteiligen. Auf der anderen Seite ermöglichen sie eine Entlastung der Verwaltungsmitarbeitenden durch vorgegebene Verfahrensweisen, nach denen vorgegangen werden kann (Baukasten). Methodisch kombinieren wir wissenschaftliche mit kreativen, designbasierten und partizipativen Ansätzen und haben dadurch nicht nur die Beziehung zwischen Stadt und Bürgerschaft gestärkt, sondern auch eine neue Partnerschaft zwischen diesen beiden Akteuren und der Universität begründet. Innovativ ist die Lösung auch durch ihren Fokus auf kleinere und mittlere Städte, die weniger Ressourcen für partizipative Prozesse zur Verfügung haben. Damit handelt es sich um eine forschungsbasierte Innovation, die durch die Partnerschaft von Universität und Verwaltung Grundlagen für neue Verhaltensweisen in der Stadt schafft.

Welche Hindernisse mussten Sie überwinden?

Neben den Vorbehalten und Widerständen bei einigen Verwaltungsmitarbeitenden gegen eine erweiterte und systematische Bürgerbeteiligung mussten auch Tabulinien in der Kommunikation nach innen und außen überwunden werden. Herausfordernd ist und waren zudem die Erreichung von Zielgruppen wie der „schweigenden Mitte“ der Bürgerschaft sowie die Berücksichtigung unterschiedlichster Ideen und Ansprüche aus den genannten Gruppen. Die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Wissenschaft ist ebenfalls von Herausforderungen aufgrund unterschiedlicher Systemlogiken und Arbeitsweisen gekennzeichnet und erfordert einen hohen kommunikativen Aufwand.

Wen haben Sie dabei einbezogen?

Die Zusammenarbeit erfolgte bei der Stadtverwaltung auf der Ebene der Oberbürgermeisterin und der Führungsebene der Stadtverwaltung. Eingebunden waren zudem Mandatsträger wie Betriebsrat und Gleichstellungsbeauftragte, in der Stadtgesellschaft wurden sowohl organisierte sowie nichtorganisierte zivilgesellschaftliche Akteurinnen und Akteure einbezogen, auch Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Universität Speyer sowie weitere externe Expertinnen und Experten (etwa für Organisationsentwicklung und Partizipation) wirkten mit.

Was war das Ergebnis?

Als handfestes Ergebnis: die Co-Produktion von Beteiligungs-Leitlinien der Stadt Speyer (mit Perspektiven aus Verwaltung und Bürgerschaft), die dann nach der Verabschiedung durch den Stadtrat regelmäßige Anwendung finden werden. Zudem ist die Mitgestaltung der Bürgerbeteiligung durch unterschiedliche Akteurinnen und Akteuren in der Stadt zur Normalität geworden.

Können Sie die Wirkung beschreiben, die Sie erzielt haben?

Es konnte ein Kommunikationsprozess in Gang gesetzt werden, der gekennzeichnet ist durch besseres gegenseitiges Verstehen, die Eröffnung eines verbesserten Dialogs von Stadtverwaltung und Bürgerschaft, Offenheit gegenüber der jeweils anderen Perspektive sowie ein verstärktes Engagement der Universität in der Stadtgesellschaft.
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