Welches Problem wurde adressiert?

Im Frühjahr 2020 wurde durch die COVID-19-Pandemie das öffentliche Leben fast zum Stillstand gebracht, was viele Unternehmen und Selbstständige in wirtschaftliche Schieflagen brachte. Um die in Folge entstandenen Verdienstausfälle geltend zu machen, konnten betroffene Berliner:innen Anträge auf Entschädigung gemäß § 56 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz einreichen. Diese wurden durch die Senatsverwaltung für Inneres und Sport auch online bereitgestellt. Die weitere Bearbeitung erfolgte durch die Senatsverwaltung für Finanzen, die vor der Herausforderung stand, ein System einzuführen, um die eingereichten Online-Anträge abzuholen, zu verarbeiten und in das Fachverfahren (E-Akte) abzulegen. Zusätzlich standen nur wenige Wochen für die Umsetzung der Lösung zur Verfügung, die durch eine eingeschränkte örtliche Verfügbarkeit des Personals in den Verwaltungen nochmals deutlich erschwert wurde.

Was ist Ihre Lösung und weshalb ist sie innovativ?

Basierend auf der Low-Code-Plattform Intrexx hat Moysies & Partner in Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Akteur:innen in nur wenigen Wochen eine Integrationsplattform für die automatische Verarbeitung von Online-Anträgen und der Ablage in die E-Akte entwickelt. Auf der einen Seite holt die Lösung automatisch die eingegangenen Online-Anträge aus dem Postfach ab und speichert alle Fachdaten und Anlagen aus dem XÖV-Standard des Online-Antrages zwischen und protokolliert die Abholung des Antrags. Auf der anderen Seite werden die Online-Anträge über eine weitere Schnittstelle in die E-Akte geladen – mit Zuordnung zu Vorgängen und Geschäftsvorfällen, Extraktion und Speicherung von Metadaten, Speicherung von Anhängen und Setzung eines Bearbeitungsstatus. Alle Schritte laufen komplett digital, automatisiert und unter Berücksichtigung von vorhandenen IT-Standards in der Öffentlichen Verwaltung.

Welche Hindernisse mussten Sie überwinden?

Besonders herausfordernd waren die begleitenden Umstände, die insbesondere durch die COVID-19-Pandemie hervorgerufen wurden. Hierzu zählen die eingeschränkte bis nicht vorhandenen Abstimmungsmöglichkeiten vor Ort, die die schnelle Etablierung von digitalen Tools zur Zusammenarbeit unter Berücksichtigung der eingeschränkten Zugänglichkeit des geschützten Berliner Landesnetzes erforderten. Außerdem gab es keine verlässlichen Schätzungen, wie viele Online-Anträge eingehen würden. Es wurde unter Zeitdruck also nach einer Lösung gesucht, die in der Lage war, eine möglichst große tägliche Anzahl von Online-Anträgen automatisiert verarbeiten zu können.

Wen haben Sie dabei einbezogen?

Einbezogen wurden eine Vielzahl von Unternehmen und Organisationen, die – unter den o.g. herausfordernden Bedingungen – sehr effektiv miteinander zusammengearbeitet haben. Hierzu zählen verschiedene Ansprechpartner:innen der beiden Senatsverwaltungen für Inneres und Finanzen, das ITDZ und weitere Dienstleister, die an der Einführung des Basisdienstes Digitaler Antrag beteiligt waren.

Was war das Ergebnis?

Im Ergebnis konnten bis heute ca. 3.000 Anträge über die Schnittstelle voll-automatisiert verarbeitet werden. Es wurde zudem eine Lösung geschaffen, die auch für weitere Online-Anträge geeignet ist und somit den weiteren digitalen Transformationsprozess in der Senatsverwaltung für Finanzen nachhaltig unterstützen wird.
Können Sie die Wirkung beschreiben, die Sie erzielt haben? *
Mithilfe der Lösung müssen keine Anträge manuell bearbeitet werden, auch das aufwändige Erfassen, z. B. von Metadaten in die E-Akte entfällt vollständig. Die Aufgabe der Verwaltungsmitarbeiter:innen besteht im Kern nur noch in der Qualitätssicherung der übermittelten Anträge und dem laufenden Monitoring. Die Fachabteilung kann sich vollständig um die fachliche Bearbeitung der Anträge in der E-Akte konzentrieren. Die im Land Berlin gestell-ten Anträge, die durch die Senatsverwaltung für Finanzen bearbeitet werden, stehen somit unmittelbar nach An-tragstellung der Fachabteilung zur Verfügung. Es gibt im Ergebnis keine Verzögerung, sodass die Berliner Unternehmen und Selbstständige von einem beschleunigten Prozess der Antragsabwicklung, vor
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