Welches Problem wurde adressiert?

Die Idee zur Methode Modulo (modulbasierte Prozessmodellierung) entstand in einem Entwicklungshilfeprojekt. Im Fokus lag dabei die Verbesserung öffentlicher Verwaltungsleistungen in Ägypten, indem Prozesse analysiert und optimiert werden sollten. Häufig werden bei klassischen Prozesserhebungs- und Modellierungsworkshops Fachexpert:innen von Modellierungsexpert:innen kaum aktiv einbezogen. Dies liegt beispielsweise daran, dass Fachexpert:innen häufig keine Kenntnisse zu Prozessmodellierung bzw. Prozessmodellierungssoftware haben oder weil partizipative Erhebungsmethoden fehlen. Modulo setzt als Erhebungsmethode genau zwischen dem Fachwissen der Arbeitsebene und der klassischen Prozessmodellierung an und befähigt sowohl Modellierungsexpert:innen, als auch Modellierungsneulinge, Prozesse schnell zu erheben und zu optimieren. Das Fachwissen zum Prozess kann einfacher aus den „Köpfen“ in visualisierte Prozessdarstellungen überführt werden.

Was ist Ihre Lösung und weshalb ist sie innovativ?

Kern der Methode bilden haptische Prozesskarten, die physisch auf den Tisch gelegt oder auf einem Whiteboard platziert werden können. Konkret bietet Modulo ein eigens für öffentliche Aufgaben entwickeltes Kartensystem mit vordefinierten und intuitiven Bausteinen, um Prozessabläufe zu beschreiben. Insbesondere die Standardisierung bringt in der Prozessmodellierung erhebliche Zeitersparnisse und Qualitätsverbesserungen mit sich. Durch die zunächst haptische Modellierung der Prozesse und den spielerischen Charakter, entsteht ein intensiver Austausch zwischen den Beteiligten. Dadurch wird die fachliche Diskussion angeregt, die zielorientiert die Qualität der Ersterhebung steigert und die Erhebungsdauer deutlich reduziert. Prozesse können agil gelegt, verworfen und neu entworfen werden. Aus der Lern- und Haptikforschung ist bekannt, dass trotz oder gerade wegen der zunehmenden Digitalisierung die Haptik ein umso wichtigeres Element für das menschliche Verstehen ist. Aufgrund der Einfachheit der Methode werden öffentliche Verwaltungen deutlich besser in die Lage versetzt, Prozesse selbst zu erheben und die – oft nur wenigen – Personen mit Modellierungsexpertise können sich auf die Weiterverarbeitung der erhobenen Prozessmodelle in der Modellierungssoftware konzentrieren. Die erzielten Ergebnisse der haptischen Modellierung können auf einfache Weise über das Scannen von QR-Codes und einer eigens entwickelten App in etablierte bzw. vorhandene Modellierungssoftware übertragen und dort weiterverarbeitet werden.

Welche Hindernisse mussten Sie überwinden? 

Im Rahmen des Entwicklungshilfeprojektes in Ägypten mussten bei der Entwicklung von Modulo mehrere Hürden überwunden werden. Bei den ägyptischen Verwaltungsmitarbeiter:innen lagen so gut wie keine Prozessmodellierungserfahrungen vor, was dazu führte, dass die Methode zunächst theoretisch-konzeptionell entstehen musste, ohne dass auf vorhandene Prozessabbilder zurückgegriffen werden konnte. Besonders herausfordernd war die Erarbeitung der Bausteintypisierung, aufgrund der Sprachbarriere und den landesspezifischen Abläufen in ägyptischen Verwaltungen. Auch die Anpassung der standardisierten Bausteine für den deutschen Verwaltungskontext erforderte einen langen, agilen Entwicklungsprozess.

Wen haben Sie dabei einbezogen?

Bei der Entwicklung von Modulo wurden eine Vielzahl von Akteur:innen beteiligt: Designer:innen, Prozessmodellierer:innen, Wissenschaftler:innen, Informatiker:innen, Modellierungswerkzeughersteller:innen und die Verwaltungspraxis aus Deutschland und Ägypten.

Was war das Ergebnis?

Modulo (Modulbasierte Prozessmodellierung): Methode zur haptischen Modellierung von Prozessen mit App zur Digitalisierung und Überführung in gängige Modellierungssoftware.

Können Sie die Wirkung beschreiben, die Sie erzielt haben?

Die Anwendung von Modulo führt zu schnelleren, qualitativ hochwertigeren und fachlich besser abgestimmten Ergebnissen. Aufgrund des partizipativen und leicht verständlichen methodischen Ansatzes, können Fachexpert:innen ihr Wissen in Workshops oder Interviews direkt einbringen. Die fachliche Diskussion und aktive Beteiligung wird durch die haptische Modellierung angeregt. Letztlich führt die Nutzung von Modulo zu einer höheren Akzeptanz der Ergebnisse.

Vorstellung Modulo